言葉の意味と使い方

体調不良で予定をキャンセル・日程変更したい時のお詫びメール【社外】

アポイントの予定をキャンセル・日程変更しなくてはいけないことがありますよね。

病気や怪我、他の仕事が入ってしまった、社内のトラブル、身内の不幸などなど、色々と理由はあるでしょう。

特に最近は新型コロナウイルスの影響もあり、少しでも体調が悪ければ直接会うことを避けようという風潮になってきていますから、体調不良によるアポイントキャンセル・変更が増えているのではないでしょうか。

体調不良であれば直接お詫びに出向いたり電話するのも難しいことが多いでしょう。

今回は、体調不良で予定をキャンセル・日程変更したい時のお詫びメール【社外】についてご説明いたします!

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体調不良で予定をキャンセル・日程変更したい時のマナー

取引先などとのアポイントを体調不良で欠席したい、別の日に変更してほしいという時にはその旨をメールなどでできるだけ早く伝えましょう。

当日キャンセルという急な連絡ですから、電話が繋がる相手であればメールより電話の方が適しています。

メールだと、相手が読むのが遅くなることもあるからです。

ですが、電話が繋がらないとか、具合がとても悪くて喋れないなどの理由があるときはメールを送りましょう。

もちろん体調不良はやむを得ないことですが、相手に急な予定変更をさせることになります。

「体調不良でキャンセルさせてください」だけではなく、必ず丁寧にお詫びをしましょう。

体調不良で予定をキャンセル・日程変更したい時のポイント

頭を抱える男性

体調不良で、取引先などとのアポイントを欠席する場合は、電話で連絡を入れるのが基本的なマナーです。

連絡が取りにくい事情があるときは、お詫びのメールを送ります。

書いておきたい内容や、気をつけたいポイントを確認しておきましょう。

1、件名は急ぎであることがわかるようにする

その日のアポイントのキャンセル・延期ということなので、急ぎの用件です。

相手が忙しい人なら、仕事中にゆっくりメールを読む時間もないかもしれません。

件名は見ただけで「今日のアポイントのキャンセルだな」とわかるものが望ましいです。

【急ぎのご連絡です】本日のアポイント延期のお願い

などのように、パッと見てわかるように工夫しましょう。

2、事情を説明する

当然ながら、体調が悪くなったため日程変更などをしてほしいという事情を説明します。

プライベートなことでもありますので、詳しく病名や症状をすべて説明する必要はありません。

ですが、相手に予定変更をさせるわけですから、「体調不良により」とだけ書くよりは「発熱した」「インフルエンザにかかった」など、ある程度相手が納得できるよう説明をした方がよいでしょう。

3、キャンセルよりは変更・延期に

体調不良で、その日のアポイントに対応できない、ということを書くわけですが、「キャンセル」「取りやめ」などという表現はあまり良い印象を与えないものです。

「キャンセルさせてください」よりも、「日程変更」「延期」といった表現にしたほうが柔らかい印象です。

なお、内容によっては代理で他の人に行ってもらうという場合もあるかもしれませんが、その場合はその旨を知らせましょう。

4、具体的な日程は後日連絡する

体調不良でアポイントの日程変更をしてもらうわけですが、具体的な日程はその時に決める必要はありません。

いつ具合が良くなるかはわからないものですから、体調が良くなってから(出勤後)改めてアポイントを取り直すということでよいでしょう。

メールにも「体調が回復しましたら改めてご連絡いたします」などと書いておき、元気になってから調整しましょう。

5、お詫びの言葉は丁寧に

もちろんですが、お詫びの言葉を書きましょう。

健康管理しているつもりでも具合が悪くなることは誰にでもあります。

体調不良で休むのは悪いことではありません。

ですが、それによって仕事が滞ったり相手に予定変更を強いることになったりするので、きちんと謝罪をしましょう。

くどくどと謝る必要はありませんので、「大変ご迷惑をおかけして申し訳ありません」などとシンプルに謝罪の言葉を述べましょう。

メール例文

件名:【急ぎのご連絡です】本日のアポイント延期のお願い

株式会社○○

営業部 ○○様

大変お世話になっております。

●●社の●●です。

急なお願いで誠に心苦しいのですが、本日のアポイントの延期をお願いいたしたくご連絡しました。

実は昨夜から体調を崩し、今朝ほど病院へ行ったところインフルエンザと診断されました。

体調管理ができておらず、○○様にはご迷惑をおかけすることとなってしまい、誠に申し訳ございません。

体調が回復しましたら改めてご連絡いたしますので、お目にかかる日程を再度ご相談させてください。

何とぞよろしくお願い申し上げます。

取り急ぎメールにて失礼いたします。

(署名)

まとめ

体調不良でやむを得ずアポイントをキャンセル・日程変更するときは、電話やメールできちんとした連絡やお詫びを伝えましょう。

急に予定変更をしてもらうので、申し訳ないという気持ちや、体調が良くなったらまた改めてお願いしたいということをしっかり押さえて文面を考えましょう。

誰にでもあり得ることですから、いざという時に困ってしまわないよう、心得ておきたいですね。

最後までお読みくださりありがとうございました!

ABOUT ME
三角 彩子
大学卒業後、出版社にて秘書・経理補助などの職種を経験。 退職後は塾講師、高校国語(現代文、古文、漢文) の添削指導員などを経て、長女を出産後は在宅でライターをしています。 社会人経験や国語の知識を活かし、秘書検定やビジネスマナー、国語などに関するライティングを主に行なっています。