※当サイトではアフィリエイト広告を利用しています
「業務分掌」とか「職務分掌」という言葉をご存知でしょうか。
ビジネスシーン、ビジネス書やビジネス系サイト、新聞やニュースでもよく使われる言葉です。
あまり馴染みがない人には「分掌」の意味がわかりにくいと思います。
様々な組織において重要視されているものなので、ぜひ理解しておきましょう。
今回は、「分掌」の意味と使い方！「分担」との違いや業務・職務分掌について解説についてご説明いたします！
「分掌」の意味
「分掌」は「仕事を手分けして受け持つこと」という意味です。
「ぶんしょう」と読みます。
「分」は「分ける」ということですね。
「掌」は「てのひら」という字で、「手のひら」や、そこから「物事にあたる」という意を持つ漢字です。
「つかさどる。うけもつ」「になう」といった意味があります。
「分掌」は、主に仕事や事務的な作業のことについて使い、仕事や事務をいくつかに分類してその一つを受け持つということを表す言葉です。
「分掌」の使い方
「分掌」は、仕事や事務を分けて受け持つという意味で使います。
日常的な身近な言葉ではないので、書き言葉や、仕事の場などあえて堅苦しく表したいような時に使われます。
業務、職務、事務、校務、といった言葉とともに使われることが多いです。
【例文】
- 職務分掌によって、自分の権限や役割がはっきり定められている。
- 業務分掌規定を作る。
- 校務分掌を工夫して教員の業務負担を減らす。
「分担」との違い
「分掌」は、仕事などを手分けして受け持つということでしたね。
仕事を手分けするとき、一般的には「分担」という言葉を使うことが多いと思います。
「役割分担」とか「仕事を分担する」と言いますね。
この「分掌」と「分担」はどう違うのかというと、
- 「分掌」は書き言葉的で、業務や事務について使う。
- 「分担」は一般的な言葉で、仕事以外にも広く使う。
ということになります。
どちらも手分けして受け持つという点では共通していますが、「分掌」は仕事に関することに限って使うかたい言葉だということです。
「分担」はもっと広く費用、責任、役割などいろいろなことについて使います。
また「家事を分担する」など、家庭内のような身近な場面や話し言葉でも使う一般的な言葉です。
業務・職務分掌とは
さて、「分掌」は多く「業務分掌」や「職務分掌」といった言葉として使われます。
ビジネスシーン、またビジネス書や新聞などで非常によく用いられる用語です。
業務・職務分掌とは
「業務」は事業に関して継続して行う仕事という意味です。
「業務分掌」はその会社の業務を、部署ごとなどに分けて内容や権限をはっきりするということです。
「業務分掌」は、会社などの組織で、各部署やチームごとの業務内容や責任・権限などを明確にすることです。
「職務」はその人が担当している仕事という意味です。
「職務分掌」は、社員それぞれが果たすべき職務やその責任を明確にして整理配分するということです。
「職務分掌」は、会社などの組織において、社員それぞれの職務や責任・権限などを明確にすることです。
業務・職務分掌のメリット
業務分掌や職務分掌は、大きな会社や多くの人数で行う仕事などでは積極的に行われています。
人数が多いと、誰が何をするか、誰にどういう責任があるかなどの役割分担をしておかないと混乱してしまいます。
業務・職務分掌をするメリットは、
- トラブルやミスを防ぐ
- 社員のモチベーションアップ
といったことにあります。
自分の、あるいは部署のやるべき仕事内容や、責任の所在がはっきりしていればトラブルが起こったときにスムーズに解決を図ることができます。
ミスやトラブルを防ぐにはどうすれば良いかという事前の対策も立てやすいです。
また、業務・職務分掌によって社員一人ひとりが自分のやるべきこと、自分の責任といったことがはっきりしますので、責任感を持って取り組むことができます。
仕事のモチベーションアップにつながり、また仕事にやりがいを持つ社員が増えるということが、企業の発展や人材育成ということにもつながるでしょう。
業務・職務分掌のデメリット
業務・職務分掌によるデメリットには次のようなことが考えられます。
- 規定外の業務をしない
- 責任の押し付け合い
部署や個人の業務・職務がはっきり決まっているということは、逆にいうと定められたこと以外は自分の仕事ではないということになります。
それぞれが自分の範囲外の仕事は一切しないとなると、それによって誰からも放置されてしまう業務が出てくることもあるかもしれません。
また、想定外のトラブルが起こった時に、それがどこの部署の、あるいは誰の責任なのかがはっきり判断できなかった場合、どのようにして責任をとるのかということで混乱してしまうかもしれません。
きちんと業務・職務が分掌されていると、わかりやすくて良いこともある反面、イレギュラーな事態が生じた時にどうするのかということが問題になります。
業務・職務分掌は業務や職務の役割や権限を明確化し、混乱を防ぎ効率化をはかるという目的で作成するものです。
大企業を中心に業務・職務分掌を取り入れてる企業も多いです。
かえって混乱の元になってしまうということがないように、経営者や各部署担当者などの声を反映させ、明確なものを作ることが求められます。
「分掌」の類義語
「分掌」の類義語には次のようなものがあります。
- 分担（分け合って受け持つこと）
- 分業（手分けして仕事をすること）
- 手分け（一つの仕事を何人かで分担して行うこと）
- 割り当てる（全体をいくつかに分けてそれぞれにあてがう）
- 割り振る（全体をいくつかに分けてそれぞれにあてがう）
まとめ
「分掌」は仕事を手分けして受け持つということでしたね。
部署単位や、個人など、それぞれに与えられた役割や責任ということで、これをはっきりと定めておくことで混乱を防ぎ、効率化につながります。
社員にとってもストレス軽減やモチベーションアップなど、メリットがあることなので今後も業務・職務の「分掌」の必要性は高まるでしょう。
ぜひ参考になさってくださいね。
最後までお読みくださりありがとうございました！
