「以上・以下」「上記・下記」の正しい使い分け方と違いは?【例文つき】

仕事をしていると、メールや文書を書くことはとても多いですね。

職種によっては毎日何通もメールを送ったり手紙を書いたりしていると言う人もいるでしょう。

ビジネスメールやビジネス文書で、「下記の通り」や「以下の通り」という言葉をよく使うことがありますよね。

また、「上記」「以上」という言葉もよく使われると思います。

この「以上・以下」や「上記・下記」はどのような時に使うのでしょうか。

頻繁に使う言葉ですが、使い方の決まりを意識して使っている人は案外少ないのかもしれません。

きちんとした形式のメールや文書を書けるように、この機会に確認しておきましょう。

今回は、「以上・以下」「上記・下記」の正しい使い分け方と違い【例文つき】についてご説明いたします!

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「以上」の使い方

まずは「以上」について見ていきましょう。

「以上」には「数量や程度がそれを含みその上の範囲」「そこから前」などの意味があります。

最初の意味では、例えば「二十歳以上」とか「体重50キロ以上」というように、日常的に使いますよね。

ビジネスシーンでは二番目の意味で使うことが多いです。

「以上の事柄が……」などといった場合は、それまでに述べた事柄という意味になります。

また、メールや文書の結びの言葉として、「以上」を使います。

ただし、「以上」としてメールや文書が終わると、堅苦しい印象になります。

かしこまった文書の時はいいですが、もう少しあたたかみや親しみを込めたいメールの時などは、「以上、よろしくお願いいたします」などと一言書き添えると良いでしょう。

もう一つ、ビジネスメールや文書では、記書きの最後には「以上」と書くことになっています。

「記書き」というのは、文書を作成する時に、挨拶や趣旨などをまず書き、そのあとに詳しい内容を箇条書きする時に用いる方法で、「記」と書いてその下に箇条書きをします。

そして、その末尾の右寄りに「以上」と書いて結びます。

次のような形になります。

【会合の案内文の例】

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場所:日本料理 ○○ (北区○○3丁目6-1 ○○ビル2F tel123-4567)

会費:6,000円

以上

なお、ご欠席の場合は××までお知らせくださいませ。

【そのほかの「以上」の例文】

  1. 自己紹介は以上です。
  2. 以上、よろしくお願い申し上げます。
  3. 以上の内容をご確認ください。

「以下」の使い方

「以下」には、「数量、程度などがそれより下の範囲であること」「それより後に述べること」などの意味があります。

ビジネスメールや文書で「以下」を使う場合は二番目の意味のことが多いでしょう。

「以下」を含む文よりあとに書かれた内容を指します。

【「以下」の例文】

  1. 以下の通りご案内申し上げます。
  2. 以下の内容をご確認ください。

「上記」の使い方

さて、次は「上記・下記」について確認しましょう。

「上記」は「上に記してあること」という意味です。

まさに漢字の通りですよね。

メールや文書内でも、その意味の通り「上記」が含まれた文よりも前に記載された内容のことを指します。

「記したもの」ということですから、基本的に書き言葉です。

会話の中では、文書を指し示しながら説明する時など限られた状況でしか使わないでしょう。

【「上記」の例文】

  1. 必要事項は上記の通りです。
  2. 上記の内容をご確認ください。

「下記」の使い方

そして、「下記」は「下に記してあること」という意味です。

これも字の通りの意味ですね。

「記してあること」ということですから、これも書き言葉です。

そして、ビジネスメールや文書では、「下記の通りです」とした時は、そのあとの文章は「記」で始まる「記書き」の形にします。

そして、「記」の下の箇条書きの最後に前述の「以上」をつけて結びます。

【「下記」の例文】

  1. 詳しい内容は下記の通りです。
  2. 下記をご参照ください。
「上記・下記」はメールや横書きの文書の時に使う言葉です。

案内状など、縦書きの文書を作成することもありますよね。

そんな時は「右記・左記」を代わりに使います。

「左記の通り……」として記書きを続けます。

ただし「以右・以左」という言葉はないので、結びは「以上」でよいということです。

「以上・以下」「上記・下記」の正しい使い分け方

「以上・以下」「上記・下記」それぞれの使い方を説明いたしました。

わかりやすくまとめて比べてみましょう。

  • 以上は文書の結び、または「記」の最後右端の結び
  • 以下は次の文より後の内容
  • 上記は上記を含む文より前の内容
  • 下記は「記」の下の内容

となります。

「以上」と「上記」の使い分け

「以上」も「上記」も、上に述べた事柄を指すわけですが、使い方に違いがあります。

「以上」は、上に記書きがあるときに使います。

箇条書きの次の行の右寄りに「以上」と書きます。

「上記」は上に述べた事柄という意味なので、記書きは必要ありません。

普通の文章で何かについて述べたあと、「上記の……」などと続けることができます。

「以下」と「下記」の使い分け

「以下」と「下記」も、下に述べる事柄を指すわけですが、使い方に違いがあります。

「以下」はそれ以降の内容を指し、記書きは必要ありません。

普通の文章を続けたり、また用紙何枚もに渡る長い説明が続くときなどにも使える言葉です。

「下記」はその下に記書きが必要です。

「下記の通り」といった場合は、下に「記」、箇条書き、「以上」がくるわけです。

「下記の通り」「下記の内容で」などとして、箇条書きにせず普通に文章を続けて書かれている例が少なくないようですが、正しい様式としてはこのようになります。

「下記」と「記書き」はセットであると覚えておくと良いでしょう。

まとめ

「以上・以下」や「上記・下記」は普段からよく目にするお馴染みの言葉ですよね。

ですが、このように改めて使い方を確認する機会はあまりなかったのではと思います。

「下記の通り」と書いた場合は「記」や「以上」を使って箇条書きにする、というようなルールをきちんと守ることができれば、読みやすく礼儀正しいメールや文書が書けますね。

ぜひ参考になさってくださいね。

最後までお読みくださりありがとうございました!

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