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自分が入院や手術する時のビジネスメール例文と連絡時のマナー|取引先

自分が入院や手術する時のビジネスメール例文と連絡時のマナー|取引先

入院や手術をすることになったら、その間は仕事を休まなくてはいけませんよね。

自分の所属する会社にはもちろん、取引先など社外の関係者にも不在になることを伝える必要があるでしょう。

そんな時に、どのようにメールを書けばいいのか迷ってしまいませんか?

滅多にないことだけに、いざという時に困らないよう確認しておきましょう。

今回は、自分が入院や手術する時のビジネスメール例文と連絡時のマナー|取引先についてご説明いたします!

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入院や手術する時のビジネスメールとは

自分が病気になったり怪我をしたりして、入院や手術をすることになった場合、、会社には自分が入院や手術をすることになったという報告を早めにするようにしましょう。

また、取引先やお客様など社外の人にも影響が出ますので、そうした相手にも不在期間を伝えておくことがマナーだと言えるでしょう。

不在中の仕事の引き継ぎなどのためにも、直属の上司だけ、人事部だけ、などではなく、業務上知らせておいた方がよい社内外の人にはメールなどで知らせるのが望ましいです。

自分が入院や手術する時の連絡時のマナー

報告して休暇を取る

あらかじめ入院の予定がわかっている場合は、もちろん上司などに報告をしましょう。

自分で日程を決められるようなら、日程調整をして上司に休暇を取りたい旨を伝えるとよいでしょう。

口頭で相談や報告をするとよいですが、休暇届などを出すために書類やメールで文章にして提出するということもあります。

緊急の場合はすぐに連絡する

当たり前のことですが、緊急入院の場合はすぐに上司などに連絡をしましょう。

病院を受診して、そのまま入院ということもありますよね。

入院が分かった時点で電話するようにします。

自分ででかけることができない場合は家族などに頼みましょう。

この場合は、緊急なのでメールよりも電話ということになりますが、電話できない事情がある場合はメールやラインなどの手段をとりましょう。

会社には病名や症状も伝える

入院や手術で休暇を取る場合、会社には病名などを伝えるようにしましょう。

例えば労災、つまり仕事に起因する疾病であるかどうかにより対応も違ってくるためです。

また、診断書の提出を求められる場合もあります。

どうしても会社には病名を知られたくないという場合もあるかもしれません。

プライバシーにかかわることなので、絶対病名を言わないといけないということはありません。

ですが、業務上の配慮を得るためにもできるだけ病名や病状は伝えた方がよいでしょう。
>>手術前の成功を祈るビジネスメール例文とマナー|取引先・上司

取引先などには不在期間を伝える

取引先など社外の人にも、自分の入院中に対応できないことを伝えた方がよい関係の場合はメールなどで連絡しましょう。

個人的なことですから、基本的には取引先にまで具体的に病名などを伝える必要は特にありません。

ですが、休暇を取る期間を伝えたり、その間の代理の担当者などを伝えておく必要があります。

「手術のため」「入院のため」などと書いておくと相手も長期不在の理由をわかってもらえて安心です。

ですが、一方で入院と書くことで、お見舞いなどの気を使わせてしまうかもしれません。

理由を知らせるかどうかは相手との関係にもよりますので、迷う場合は上司などに相談してみるとよいでしょう。

取引先にメールで知らせる場合には、自分が病気になったことがメインではなく、不在になるということを伝えるのがメインとなります。

そのため、「入院のお知らせ」などではなく、「不在期間のお知らせ」「休暇のお知らせ」といった件名で書くとよいでしょう。

自分が入院や手術する時のビジネスメール文例

上司への入院・手術の報告

件名:病気入院の件

○○部長

お疲れ様です。営業部○○(自分の名前)です。

昨日の検査の結果、○○と診断され、手術のため一週間ほど入院することになりました。

つきましては、○月○日(月)~○月○日(日)まで休暇を取らせていてだきたく、よろしくお願いいたします。

幸い軽症とのことで、退院後は問題なく職務に復帰できると医師から言われております。

お忙しいところ、ご迷惑をお掛けして大変恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

(署名)

取引先への入院・手術の報告

件名:休暇のお知らせ

○○株式会社 営業部 ○○様

平素は大変お世話になっております。

さて、私事ですがこのたび下記の期間、入院のためお休みさせていただくこととなりました。

不在期間中は弊社の●●が担当させていただきますので、何かありましたらご連絡ください。

ーーーーーーーーーーー

不在期間:○月○日(月)~○月○日(日)

担当者:●●●●

メール:●●●●@abcd.jp

電話:03-0000-0000

ーーーーーーーーーーー

○月○日(月)からは問題なく職務に復帰できると医師から言われておりますので、ご心配はなさらないでください。

大変ご迷惑をお掛けしますが、なにとぞよろしくお願いいたします。

(署名)

まとめ

自分が入院や手術する時のビジネスメールについて、簡単にまとめてみました。

病状の重さや病名、また相手との関係性など、さまざまな要素により、どこまで入院のことを知らせるかといったことは違ってきます。

取引先に知らせるかどうか迷う場合は周りの人に相談するなどしましょう。

ただし、自分が休むことで仕事に支障が出る場合は、きちんと不在期間やその間の対応についてお知らせをしておくのがマナーです。

ぜひ参考になさってくださいね。

最後までお読みくださりありがとうございました!

ABOUT ME
三角 彩子
大学卒業後、出版社にて秘書・経理補助などの職種を経験。 退職後は塾講師、高校国語(現代文、古文、漢文) の添削指導員などを経て、長女を出産後は在宅でライターをしています。 社会人経験や国語の知識を活かし、秘書検定やビジネスマナー、国語などに関するライティングを主に行なっています。