言葉の意味と使い方

上司にやんわりと催促メールを送るには?返信はいつまで待つべき?

上司にやんわりと催促メールを送るには?返信はいつまで待つべき?

催促メールを送ることは、ビジネスシーンではよくあります。

取引先やお客様に送ることも多いですが、時には上司に催促メールを送ることもあります。

上司に催促はなかなかしにくいものですが、きちんと配慮し、失礼のないメールを送りましょう。

今回は、上司にやんわりと催促メールを送るには?返信はいつまで待つべき?についてご説明いたします!

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上司にやんわりと催促メールを送るには?

「催促」とは、「物事を早くすませるように急かすこと」という意味です。

ですから、「催促メール」は「早く返事してほしい」とか「早くやってほしい」というようなことを上司に要求するメールということですよね。

目上の人に対して「催促」するということに気が引けてしまうかもしれませんが、仕事をしていく上でやはり早く対応してもらわないと困ることがありますよね。

上司に対して催促メールを送る場合、やはりズバリと「早くしてください」などとは書かない方がよいでしょう(笑)。

日本語には色々な柔らかい表現がありますし、またいわゆるビジネスマナーも社会人として身につけておくべきです。

上司に対して催促メールを送るときは、直接的なキツイ言い方を避け、やんわりと催促をするのがよいでしょう。

以下で、上司にやんわりと催促メールを送る方法をみていきましょう。

>>「重ね重ね」の使い方!お詫びメールやお礼・お願いする時に使ってもOK?【例文】

返信はいつまで待つべき?催促メールを送るタイミング

上司からメールの返信が来ない。

そんなときには催促メールを送りたいわけですが、これは、どれぐらい待ってから送るのがよいのでしょうか。

一般的には、こちらがお願いしてから2、3日後に催促メールを送るのが目安です。

とはいえ、これはケースバイケースですから、「早く返事をもらわないと困ったことになる!」などという急ぎの場合は翌日にでも催促してよいでしょう。

あるいは「○日までにお返事ください」などと期日を定めている場合は、その期日を過ぎたら催促メールを送るようにするのもいいでしょう。

なお、催促メールは午前中に送るのが最適と言われています。

相手がそのメールを見て思い出し、その日のうちに返信をくれる確率が高くなるからです。

上司に催促メールを送るときに注意するポイント5つ

1、送る前に確認すること

まず、催促メールを送る前に気をつけたいのは

  • 自分のメールが送れているか
  • 相手からの返信が届いていないか

をきちんと確認することです。

上司にメールでお願いしたと思っていても、送り忘れやパソコンの操作ミス、サーバーエラー、アドレス間違いなどでそもそも送れていなかったということもあり得ます。

送信した記録がちゃんとあるかどうか確認しておきましょう。

そして、上司からの返信が実はすでに届いているということがないかどうかも確認しましょう。

届いていたのに見落としていたとか、迷惑メールフォルダに分類されていたとか、何かの理由で上司はちゃんと返信をくれていたのに自分が読んでいなかったということもあり得ます。

2、メール内容がわかる件名にする

これも催促メールに限らず言えることですが、上司は仕事の色々なメールを受け取りますので、件名を見て内容がわかるものがよいでしょう。

「お疲れ様です」とか「○○(名前)です」などの件名だと、全く内容がわからないので特に催促メールには不適切です。

「○○について」「○○の件について」のようなシンプルなものでよいので、上司がパッと見て「あっ、あの件か」と思い出しやすいものがよいでしょう。

3、前回送信した日時や返信期限を明記する

「○月○日にお送りしました、○○の件に関するメールについて」など、前回はいつ何の内容で送ったのかを明確に書きましょう。

上司が思い出しやすいですし、メールフォルダから該当のメールを探し出しやすくなります。

さらに、「お返事ください」だけではまた上司が忘れたり後回しにしてしまったりして返信が遅くなるかもしれません。

「○日○日までに」「今週中に」など、返信して欲しい期限を明示するようにするとよいでしょう。

4、行き違いになった場合のお詫びの一文を添える

催促メールを送るタイイングによっては、行き違いになることもあります。

何かの対応の催促をしたが、こちらが催促メールを送ったときにすでに上司は対応してくれた後ということもあり得ます。

そういったときに不快感を与えないよう、あらかじめ断りの言葉を入れておきましょう。

「本メールと行き違いにご対応いただいておりましたら申し訳ございません」といった一文を入れておくとよいでしょう。

5、催促している印象は抑える

催促のメールですが、目上の人に送るメールなので「返信してください」とか「まだですか」といった直接的に催促して相手を責めるような表現は使わないようにしましょう。

  • メールは届いておりますでしょうか
  • ご確認いただいてますでしょうか

などのフレーズを使い、やんわりと用件を伝えます。

「お忙しい中恐縮ですが」などとして返信を求めます。

  • 連絡が行違いでしたらご容赦ください

などの一文も添えておきましょう。

【文例】

件名:○○会ご出欠の件

○○部長
お世話になっております。○○(自分の名前)です。

2日(月曜日)にお送りしました、○○会のご出欠の件のメールは届いておりますでしょうか。
6日(金曜日)が先方への回答期日となっておりますので、念のため連絡を差し上げました。

大変恐縮ですが、6日(金曜日)の午前中までにお返事いただけると幸いに存じます。
もし行き違いでしたら申し訳ありません。
お忙しいところお手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

まとめ

「催促メール」は、上司に送る際にも、社内の人向けとはいえやんわりとした表現で失礼のないように気をつけて作成しましょう。

もちろん同じ会社の上司ということですので、上司が目の前にいる場合や、とても急ぎの場合などはメールではなく口頭でやり取りすることになるでしょう。

ですが、場合によりこうしたメールを送る機会もありますので、色々な点に気を配って催促メールを送ってみてくださいね。

最後までお読みくださりありがとうございました!

ABOUT ME
三角 彩子
大学卒業後、出版社にて秘書・経理補助などの職種を経験。 退職後は塾講師、高校国語(現代文、古文、漢文) の添削指導員などを経て、長女を出産後は在宅でライターをしています。 社会人経験や国語の知識を活かし、秘書検定やビジネスマナー、国語などに関するライティングを主に行なっています。