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突然ですが、何かを聞かれて、分からなかった時どう言いますか？
そのまま答えるなら「分かりません」ですよね。
ビジネスシーンでも、「それは知らないなぁ」「調べないとわからないなぁ」などと思って「分かりません」と答えたい時も多いと思います。
ですが、この「分かりません」という答え方は、なんだか大人っぽくないですよね。
ビジネスの場で「分かりません」と言うと失礼なのでは、と考える人も多いようです。
では、分からない時はどのように答えるのがよいのでしょうか。
そのような状況の時に困ってしまわないように、ぜひ確認しておきましょう。
今回は、「分かりません」を丁寧に言う時は？ビジネスメールや電話・上司への対応【例文つき】についてご説明いたします！
「分かりません」は失礼？
さて、「分かりません」はビジネスシーンで使うと失礼になるのではと気になる人も多いようです。
この「分かりません」は失礼な言葉なのでしょうか？
「分からないなぁ」などと言うのとは違って、ちゃんと「ません」がついていて丁寧な言い方に思えますよね。
結論から言うと、「分かりません」自体は失礼な言葉ではありません。
失礼な印象になるのは使い方の問題です。
何か聞かれて、「分かりません！」と答えると、相手に対してすごく否定的な印象を与えます。
せっかく時間を割いて質問したり、何かを説明したりしたのに、それに対して「分かりません」と全否定されたような感じですね。
「この部分が分からないのですが、詳しく教えていただけますか？」とか、「今すぐには分かりませんが、ただちに調べます」など、前後に「分かりません」をフォローするような言葉がついていればそう失礼な印象にはなりません。
ただし、社内の先輩や近い関係の上司に対して使う分にはこれで問題ありませんが、もっと目上の人やお客様、社外向けのビジネスメールなどで使うには丁寧さが足りませんので不適切です。
「分かりません」は子供でも使うような言葉ですし、「分からない」ことを表すにはもっと丁寧な言い方が色々あるためです。
次項以下で、そうした「分かりません」のもっと丁寧な言い方をご紹介したいと思います。
「分かりません」を丁寧に言う時は？
ビジネスメールや電話、上司への対応など、「分かりません」を丁寧に言いたいときには次のような言い方があります。
- 分かりかねます
- 存じません
- お答え致しかねます
いずれも「分かりません」を丁寧に言う言葉です。
丁寧な敬語ですが、これでも、何か言われて「分かりかねます。」とだけ返事したのではぶっきらぼうな印象ですよね。
「申し訳ございませんが……」など、ネガティブな印象を和らげるクッション言葉を使ったり、前後にフォローするような一言をつけたりするなどの工夫をしましょう。
「分かりかねます」の使い方
「分かりかねます」は「分かりません」と同じ意味です。
「そうしようと思ってもできない」と言う意味の「かねる」がついているため、「分かりません」よりも否定的な印象がやわらいで丁寧になります。
【例文】
- 申し訳ございませんが、そのご質問については分かりかねます。
- 具体的な価格については分かりかねますが、確定しましたらお知らせいたします。
- こちらでは分かりかねますので、担当の窓口をご紹介いたします。
「存じません」の使い方
「存じません」は「知る、思う」の謙譲語である「存じる」を使っていますので、「知りません」という意味合いが強いです。
自分がへりくだる謙譲の言葉なので、「分かりません」と言うよりも相手への敬意を表すことができます。
また、分からない、知らない対象が人の時は「存じ上げません」とも言います。
【例文】
- 他のメーカーの商品については存じません。
- そのような事情がおありとは存じませんでした。
- 恐れ入りますが、○○様のことは存じ上げません。
「お答え致しかねます」の使い方
「お答え致しかねます」は「答えることができません」ということを丁寧に表した言葉です。
これは「分かりません」というより「（わからないので）答えられません」という意味ですね。
自分の担当でないことやまだ決まっていないことを尋ねられた時などに使うような言葉です。
メールなどの文面では「ご返答いたしかねます」などとも表現します。
【例文】
- お問い合わせの件につきましては、私共からはお答え致しかねます。
- 製品仕様の詳細につきましては、現時点ではご返答致しかねます。
- 申し訳ございませんが、その件につきましてはお答え致しかねます。
「分かりません」に代わるその他の例文
さて、「分かりません」は「分かりかねます」「存じません」「お答え致しかねます」といった言葉で敬語として使うことができると述べました。
ビジネスメールや電話、上司や取引先、お客様などとのやりとりにも使えますね。
ですが、状況によっては「分かりかねます」や「存じません」などでは伝えきれない時や、それだけでは不十分な時もあるでしょう。
そこで、ビジネスシーンでメールや電話の対応にも使える「分かりません」に代わる例文をいくつかご紹介いたします。
【例文】
- 至急確認し、改めてご連絡いたします。
- 不勉強なもので、申し訳ございません。ぜひご教示ください。
- あいにく知見がございません。分かり次第、至急お伝えいたします。
「分かりません」と言うのではなく、「確認します」ということを丁寧に述べても良いでしょう。
自分が知らないことを詫びる言葉とともに、「ぜひ教えてください」ということを丁寧に伝えても良いでしょう。
「分からない」ということをストレートに述べるだけでなく、このように婉曲な表現で色々と表すことができますね。
まとめ
「分かりません」はビジネスシーンでは少し丁寧さが足りない言葉でしたね。
「分かりかねます」「存じません」といった大人らしい敬語を覚えておきましょう。
また、「分からない」「知らない」といった否定的な意味の言葉だけで返事を終えてしまうとぶっきらぼうな印象ですので、前後の一言にも工夫したいところです。
接客や電話応対が多い人などは特に、普段から使える言い回しをいくつか考えておくとよいかもしれませんね。
ぜひ参考になさってくださいね。
最後までお読みくださりありがとうございました！
