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「秘書」と聞くと華やかなイメージがあり、資格取得の中でも「秘書検定」は人気の資格です。
ただ、華やかなイメージと同じく専門的な知識がないとできないとか、難しいイメージもありますよね。
特に最近では外出自粛の流れや在宅ワークの流れを受けて、リモートで行う仕事も増えてきています。
今回は未経験から秘書を始め、現在は会長秘書をされている紗奈さん(29)にお話を伺いました。
目次
秘書になったきっかけはアルバイト募集から
私が秘書になったきっかけは、アルバイトの募集からでした。
転職活動中、もともと営業職だった私は新しいことへ挑戦したい気持ちと慣れた営業職との間に揺れていました。
その時に出会った求人のタイトルは、アシスタント業務でした。
私の務めていた営業職もサポートする点で似ているのでは、誰かを陰で支えていく仕事もできるのでは、と思い応募を決めました。
結局は正社員として役員秘書になりました。
秘書のやりがいや楽しさとは？
今ではそんなひょんなところから入り、未経験だった私を育ててくれた会社から離れ、新天地で会長秘書としてのお仕事をしております。
この経験からみた楽しさをお伝えしたいと思います。
普段出会えないような方々に出会える
まずは、日頃なかなかお目にかかることのない方々にお会いできる点について。
何もキラキラした世界というわけではなく、お所作やお気遣い等のすべてがトップレベルの方々なので、自らの経験値や糧になることばかりです。
例えば、先を読む力であったり、お手土産一つにしてもサプライズ性などを盛り込んだり、非常に刺激的な世界です。
そして自分の成長幅が圧倒的に広がること。
前述の通りトップクラスの方々のお近くにいると相当な体力が必要となりますし、もちろんメンタルも必要とされてきます。
そんな日々の中、叱咤もあり、時に感謝されたりしていく中で、少しずつ見える世界や感度が上がっているように私は思います。
秘書の大変なところ・心構え
そんな一見不満も何もないような職種に見えるかもしれないですが、やはりそこはお仕事なので、大変なところも。
１、スケジュール管理
まずはスケジュールの管理について。
1日非常に多くのオファーが来てやこちらもアポイントのお願いをすることがあります。
なのでメモは家宝といっても過言ではないほど必須です。
デジタルも併用していますが、即座に対応できるのはやはりまだまだ紙のような気がいたします。
それは手書きの文字に紙で残しデータでまとめるという作業で、ボスのスケジュールをあたかも自分のスケジュールのように覚える作業の一貫に考えているからです。
それでないと、急なアポイントや移動時間の計算にはとてもついていけないと気づかされたこともきっかけでした。
２、ボスの気持ちの変化に敏感になること
次にボスもやはり人なので、近くにいるからこそわかる気持ちの変化等に敏感にならなければならないということ。
昨日のボスと今日のボス、明日のボスはすべて違う人だと思うようになりました。何故なら、日によって考え方が変わっていくのです。
でもそれは、四六時中会社のことを思ってのことと、以前先輩秘書から学ばせていただいたことがあります。
多くの社員とその家族を抱えていると思えばおのずとそのようになりますし、また考えに考えを重ねればそうなるのも無理はないと思うようになりました。
３、人間関係を円滑に築く
最後に社内での人間関係を円滑に築くこと。
これが私にとってはとても大変でした。
様々な部署の潤滑油にならねばなりませんが、相手も色々な思惑でお声をかけてくるので、その見分けには何より神経を使っていると思います。
すべてが良い人でも悪い人でもなく、そのすべてと円滑に人間関係を築くことが重要と思います。
現在はリモートワークでの作業が重要課題
様々なことがあるこのお仕事ですが、やはり自粛期間中のお仕事には非常に頭を悩まされました。
一番大きな点は、ボスの近くにいられないということ。
当初は近くにいないだけで様々なツールは発展しているし問題ないと思っていましたが、対面でないからこその、いつものちょっとした気付きや、雰囲気が全く読めないことに私は非常に苦労しました。
文面だけでは、電話の声だけでは、伝えられないことや感じられないことの多さを痛感した機会でした。
自粛期間を経て、今も課題を感じています。
弊社は週1回のリモートワークを行っていますが、やはり出勤していたほうが、社内のコミュニケーションも、ボスの空気も感じられるので、ローカル秘書を完全なリモート秘書に変えるにはまだまだ先が遠く感じられます。
まとめ
私はこのお仕事が好きです。
何故ならお給料以上の自分の力の糧になることが多いからです。
そしてその糧になる経験がどれも魅力的であるということ。
これからは課題に感じている、オンライン秘書という知見を伸ばしていこうと考えています。
まるで隣にいるような痒い所に手を伸ばせるそのようなオンライン秘書になっていきたいと、まだまだ奮闘中です。
