言葉の意味と使い方

指摘や注意を受けた時の返信・お礼メールの書き方と文例【上司・お客様】

仕事をしていて、ミスをしたり失礼があったりして、指摘や注意を受けることもあると思います。

そういう時に、謝罪するのに勇気がいるとか、腹が立って謝りたくない(笑)とかいう理由で、なかなか謝りにくい時がありますよね。

ですが、社会人として自分が指摘や注意を受けた時にはしっかりと謝罪やお礼を伝えられるようにしたいですね。

今回は、指摘や注意を受けた時の返信・お礼メールの書き方は?【上司・お客様】についてご説明いたします!

【スポンサーリンク】

指摘や注意を受けた時に返信する際の注意点

転職の基礎知識
自分のしたことについて、何かを指摘された、注意された。

そんなときにメールで返信することがあります。

失礼にならないよう、またしっかりと自分の気持ちが伝わるよう返信したいものです。

そうした場面での注意点をいくつか挙げてみました。

基本的には口頭で謝罪する

まず、指摘や注意を受けたときは、基本的には直接自分の口で謝罪やお礼などは伝えるようにしましょう。

お客様など顔を合わせることのない社外の方から指摘や注意を受けた時、また上司など社内の人からであっても出張中などの理由でなかなか会えないときは電話やメールで伝えるということになります。

まずは素直に謝罪や感謝を述べる

指摘や注意を受けた内容について、納得できない場合や、自分なりの理由がある場合もあるでしょう。

ですが、ひとまずは相手が指摘や注意をしたくなるようなことがあったわけですから、素直に謝罪の気持ちを述べましょう。

また、指摘や注意をしてくれたことに対するお礼も述べましょう。

改善策を明記する

どのようなミスがあり、それに対して申し訳なく思っています、などということを書きます。

ですが、それだけでは不十分です。

これからはこうしていきたいとか、こういう風に改善する予定です、など、今後への対応策をしっかりと書きましょう。

そうすることで反省や、今後に対しての真面目な気持ちが伝えられるでしょう。

指摘や注意を受けた時の返信に使える表現

指摘や注意を受けた時の返信には、つぎのようなフレーズが使いやすいでしょう。

  • 申し訳ありませんでした(謝罪)
  • 面目ありません(自分のミスなどが恥ずかしい)
  • ご指摘ありがとうございます(指摘されたことへの感謝)
  • ご指摘いただいたおかげで気づくことができました(指摘されたことへの感謝)
  • 今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます(今後への気持ち、挨拶)

「申し訳ありませんでした」「申し訳ございません」などのシンプルな謝罪の言葉で、ミスをしてしまったことを詫びる気持ちを素直に表しましょう。

また、それに加えて「ありがとうございます」などとして、指摘や注意をしてもらったことへの感謝をするとよいでしょう。

指摘や注意をしてもらったおかげで自分のよくない点などに気づき、これから改善していけるわけです。

前向きな言葉ですし、誰でも感謝をされて悪い気持ちになる人はいません。

指摘や注意をされた時の返信は、謝罪であると同時にお礼でもあると考えて、このような言葉をうまく使って自分の気持ちを表しましょう。

指摘や注意を受けた時の返信・お礼メールの具体的な書き方

例文とともに、具体的な返信・お礼メールの書き方を確認しましょう。

なるべく早く返信する

繰り返しになりますが、謝罪やお礼を述べるときはできるだけ早く、相手を待たせてしまわないように返信することを心がけましょう。

具体的に謝罪やお礼だとわかる件名にする

「○○の件のミスのお詫び」「○○の間違いについてのお詫び」など、どの件についてのメールなのか、本文を読まなくても受信トレイを見た時にすぐわかるようにするとよいでしょう。

どのような内容のミスのことかわかるように書く

本文にも、いつのどの件について受けた指摘や注意に対する返信なのかわかるように、内容をしっかり明記しましょう。

「先日の件」などと書いても、相手がたくさんの案件を扱っている場合などはいちいちいつの話か思い出さなくてはいけませんよね。

上司あての返信の例文

上司から指摘や注意を受けた時の返信の例です。

件名:○○プレゼン資料のミスのお詫び

佐藤部長

お疲れ様です。

本日は、○○のプレゼンの資料をご確認いただき、ありがとうございました。

数値の間違いという大きなミスを見落としており、大変お恥ずかしい限りです。

ご指摘いただけたことに感謝申し上げます。

今後はこのようなことがないよう、作成後にもかならず再度確認をするようにいたします。

早速ですが、数値を修正しましたので、お手数をおかけしますが再度ご確認くださいますよう、よろしくお願いいたします。

今後ともご指導のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名)

お客様あての返信の例文

お客様から指摘や注意を受けることもあります。

面と向かって注意された場合はもちろんその場で謝罪すればいいわけですが、メールでクレームなどを受けることもありますよね。

そうした場合は返信メールを出すことになります。

お客様相手の場合は、まず挨拶やお世話になっているお礼を書きます。

あとは同じように、謝罪やお礼、原因や改善策などをしっかり記載しましょう。

件名:ご対応についてのお詫び

○○○○様

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

株式会社××の鈴木と申します。

さて、このたびはお客様に対し、弊社スタッフが失礼な対応をいたしましたこと、心よりお詫び申し上げます。

○○様より的確なご指摘をいただきましたこと、感謝申し上げます。

今後このようなことがないよう、対応いたしましたスタッフには厳重注意し、社員一同より一層のサービスの向上に誠心誠意努力をしてまいる所存です。

どうか今後ともご愛顧を賜りますよう、伏してお願い申し上げます。

(署名)

まとめ

人に指摘や注意を受けた時の返信やお礼のメールの書き方についてご説明いたしました。

上の例文はほんの一例で、どんな指摘を受けたか、どんな注意を受けたかで内容は変わってきます。

どの程度謝罪するのか、謝罪よりもお礼がメインになるのかなど、その都度違いますよね。

ですが、大切なのは謝罪やお礼の気持ちを素直に伝えることと今後の改善策です。

ポイントをしっかり押さえて、自分の気持ちを伝えましょう。

最後までお読みくださりありがとうございました!

ABOUT ME
三角 彩子
大学卒業後、出版社にて秘書・経理補助などの職種を経験。 退職後は塾講師、高校国語(現代文、古文、漢文) の添削指導員などを経て、長女を出産後は在宅でライターをしています。 社会人経験や国語の知識を活かし、秘書検定やビジネスマナー、国語などに関するライティングを主に行なっています。