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ビジネスシーンで、上司や取引先に対して質問や問い合わせをすることがありますね。
そうしたときに、相手に回答してもらったら当然お礼を伝えましょう。
お礼のメールを書く機会は多いですが、いざ書こうと思うと、「ありがとうございました」以外に何を書けばいいのか、どんなマナーに気をつければいいのかと案外迷ってしまうことも多いものです。
今回は、質問や問い合わせに回答してもらった時のお礼メールの書き方・例文｜社外・上司についてご説明いたします！
目次
質問や問い合わせに回答してもらったら
ビジネスで、就活で、またその他いろいろな場面で質問や問い合わせのメールをする機会があります。
相手や担当者から回答を貰ったら、「疑問が解決したからもういいだろう」とそこでやり取りを終えてしまう人もいるかもしれません。
しかし、自分の質問や問い合わせに対して相手がわざわざ時間をとって回答をしてくれたのですから、一方的に回答を要求するだけで終わりにしてしまうのはマナー違反でしょう。
質問や問い合わせに回答してもらった時には、かならずお礼のメールを送りましょう。
特にビジネスシーンでは基本的なマナーとして、お礼は忘れないようにしたいものです。
質問や問い合わせに回答してもらった時のお礼メールの書き方とマナー
お礼メールはできるだけ早めに
質問や問い合わせに回答してもらったら、お礼のメールは当日中か遅くとも翌日には返信しましょう。
早ければ早いほどよいと言えます。
何日も空いてしまうと、後回しにしたようないいかげんな印象になってしまいます。
メールとは言え深夜や早朝に送るのは避け、相手の就業時間内に送るようにするとよいでしょう。
もしも相手が仕事のメールをスマホなどに転送していた場合でも、迷惑な時間に通知がいかないようにするためです。
件名はわかりやすく
お礼メールの件名は、そのまま件名を変えずに「Re:」を残して返信するか、「○○に回答いただいたお礼」などの一目見てわかるものにしましょう。
仕事のメールがたくさん届く相手だと、重要なものから選んで読むようにしているでしょうから、件名から内容を判断できるようにした方がよいのです。
具体的にお礼を述べる
内容は、もちろん回答してもらったことへのお礼ですね。
「ありがとうございました」などの言葉があるのは当然ですが、具体的に自分が了解した、理解したことを伝えると相手も安心です。
「○○についてご説明いただきありがとうございました」「○○について詳しく理解できました」「○○の件は前向きに検討させていただきます」など、具体的な感謝と、これからどうするのかなども書いておくとより回答が役に立ったという感謝が伝わりますね。
ただし、相手も忙しい中お礼メールを読んでくれるのですから、お礼メールが長々としたものにならないように気をつけましょう。
お礼は具体的に、手短に、が基本です。
会ったときにお礼を伝える
お礼メールを送った相手に後日会う機会があったら、改めて口頭でお礼を伝えましょう。
「先日は問い合わせにご回答いただきありがとうございました」などの一言があると丁寧な印象です。
質問や問い合わせに回答してもらった時のお礼メールの例文
社外
件名：Re:料金のお問い合わせについてのご回答
株式会社○○
○○部 ○○様
お世話になっております。
株式会社●●の●●です。
この度はお忙しい中、料金に関する問い合わせに対し、迅速にご回答くださりありがとうございました。
詳しくご説明いただいたおかげで、貴社サービスの料金体系についてよく理解することができました。
今後社内で情報共有させていただき、貴社サービス導入について上司とも相談の上改めてご連絡させていただきたく存じます。
ご多忙中恐縮ですが、引き続きよろしくお願いいたします。
（署名）
上司
件名：Re:××のトラブルについての回答
○○部長
お疲れ様です。●●です。
このたびは、××の件について突然の相談にも関わらずご対応いただきありがとうございました。
○○部長のおかげでトラブルは解消し、業務も滞りなく進めることができそうです。
今後は同じようなことが起こらないよう、業務手順の確認を徹底して参ります。
お忙しい中丁寧に対応してくださり、本当にありがとうございました。
今後ともご指導のほどよろしくお願いいたします。
（署名）
まとめ
質問や問い合わせに回答してもらったら、なるべくすぐにお礼を伝えましょう。
お礼メールを送る時は、相手の回答によって理解できたこと、これからどうするのかなど具体的な内容も書くとよいでしょう。
もちろん次回顔を合わせたときに、直接お礼も伝えましょう。
問い合わせをして相手に手間をとらせたとしても、その後のお礼の伝え方でぐっと好印象になりますね。
最後までお読みくださりありがとうございました！
