言葉の意味と使い方

「書面」の意味とは?メールも含まれる?「書面で提出」について解説

「書面」の意味とは?メールも含まれる?「書面で提出」について解説

「書面で提出してください」

「書面で回答いたします」

このように使う「書面」という言葉があります。

ビジネスシーンやニュースで、また役所などでいろいろな手続きを行う際にもよく用いられている言葉です。

「書面」は、書類、紙ということですが、今はなんでも紙を使わずメールなどで済ませることも多いですよね。

書類の内容をメールで送ったときは「書面」と言えるのかなど、迷ってしまうこともありませんか?

今回は、「書面」の意味とは?メールも含まれる?「書面で提出」について解説 についてご説明いたします!

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「書面」の意味

「書面」という言葉の意味を確認しておきましょう。

「書面」は「文書・手紙などに書かれてあること」「手紙。文書。書類」という意味です。

「しょめん」と読みます。

手紙や文書に書かれた文字や書かれた内容、という意味と、書かれた文書そのものという意味があるわけです。

紙に書かれた文字、書かれた内容、趣意、事柄、そういったものを含んで「書面」と言います。

>>「文面」と「文章」の違いは?意味と使い方を解説!【類義語・例文】 

「書面」の使い方

「書面」は、書かれた文字や趣意のこと、あるいは文書のことを指して使う言葉です。

「書面で提出する」「書面で公開する」「書面で申請する」などの使い方がよくされます。

正式に、紙に書いたものとして証拠となるような形で提出や申請をするというようなときによく用いられます。

あるいは、手紙の結びの文に「まずは書面(書中)にてご挨拶申し上げます」などと使うこともあります。

例文で確認しておきましょう。

【例文】

  1. 申告書を書面で提出する。
  2. 審査の結果については、書面で通知します。
  3. 北海道知事は、政府に対し、北方領土問題解決に向けた外交に取り組むよう書面で要請した。
  4. 今年の町内会の定期総会は書面決議となった。
  5. 略儀ながら、まずは書面にてご挨拶申し上げます。

メールも含まれる?

さて、「書面」の意味と使い方はお分かりいただけたと思います。

ですが、書類以外にもメールなどの電子的なもので連絡したりいろいろな申請をしたりすることも最近は増えていますよね。

「書面」にはメールも含まれるのでしょうか?

結論から言うと、「書面」は紙などの有形の物であり、メールは含まれません。

もちろんLINEやSNSのメッセージも「書面」とは言えません。

法律用語で

「書面」は、「書面、書類、文書、謄本、抄本、正本、副本、複本その他文字、図形等人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物をいう」(民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律第二条三)

となっていますので、要は紙に書かれたものということです。

メールやワード文書などで書かれたものはデータであり「電磁的記録」という区分になります。

最近はさまざまな手続きにおいて「オンラインで書面申請」「電子ファイルで書面交付」などという表現も出てきていますので、「書面」が実際に紙に印刷したものかどうかというところは曖昧になってきているのが現実です。

ですが、言葉の意味としては「書面」は紙に書かれたもの、その紙のこと、という意味であると解釈しておくとよいでしょう。

「書面で提出」とは

ビジネスシーンで、また日常でも何かの手続きを行うときに、よく「書面で提出」をするということがあります。

「書面で提出」とは、文書にして提出する、つまり紙を提出するということです。

申込書や申請書、同意書、意見書、通知書、報告書……さまざまな書類がありますが、紙に印刷や記入をしたものを提出するということです。

ですから、「書面で提出してください」と言われた場合は印刷や記入したものを提出します。

なお、最近では何事もペーパーレス化が進んでいますので、「書面」を画像データで提出する、申告書などを電子化するといったことも増えています。

だんだんと、必ず「書面で提出」に限るといったことは減っていくかもしれませんね。

メールで提出する方が手軽で、提出に行く手間や郵便を送る料金もかかりません。

しかし、書面で提出すると確かな形で保存でき、法的にも証拠になるなどのメリットがあります。

そのため、ビジネスシーンにおいてもまだ「書面で提出」を求められることが多くあります。

まとめ

「書面」は、紙に書かれたことや、その文書のことを表します。

メールやデータファイル、LINEなどは「文書」ではありません。

「書面で提出してください」と言われた場合は、メールなどの電子的なものではなく、紙を出すということになります。

書類のやりとりをする場合は、「書面」で渡すのか、メールなどでもよいのかなど、きちんとお互いに確認してから行うと安心ですね。

ぜひ参考になさってくださいね。

最後までお読みくださりありがとうございました!

ABOUT ME
三角 彩子
大学卒業後、出版社にて秘書・経理補助などの職種を経験。 退職後は塾講師、高校国語(現代文、古文、漢文) の添削指導員などを経て、長女を出産後は在宅でライターをしています。 社会人経験や国語の知識を活かし、秘書検定やビジネスマナー、国語などに関するライティングを主に行なっています。