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退職の挨拶メールの書き方と例文!後任がいない時は?【社外・取引先・お客様】

退職の挨拶メールの書き方と例文!後任がいない時は?【社外・取引先・お客様】

退職するときに、取引先やお客様といった社外の人にメールで挨拶を送ることがあります。

これまでの感謝やこれからの仕事のことについて伝えるという意味でも大切なものです。

いろいろな状況での、社外への退職挨拶メールの書き方についてまとめてみました。

今回は、退職の挨拶メールの書き方と例文!後任がいない時は?【社外・取引先・お客様】についてご説明いたします!

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退職の挨拶メールを送るタイミング

退職の挨拶メールを社外の人に送る場合、一般的には退職の2~3週間前に送ります。

社内の同僚などには最終出社日に送るのが一般的ですが、社外あての場合は仕事上の都合がありますので、急に退職をお知らせすると先方に迷惑がかかります。

引き継ぎなどもスムーズにできるようにということで、2~3週間前が望ましいということです。

社内への挨拶メールはこちら▼
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退職の挨拶メールの書き方

社外への退職の挨拶メールを書くときに気をつけたいのは以下のようなことです。

分かりやすく簡潔に書く

仕事のメールがたくさん来る人などには特に、件名だけで何が書かれているか分かるようにしておきましょう。

「退職のご挨拶/株式会社○○ 氏名」といった風に、内容や差出人がわかりやすいシンプルなものにします。

本文も、関係のないことを書いて長くならないようにしましょう。

退職理由は明確にしない

退職の理由は「一身上の都合」として、詳しい理由は書かないのがマナーです。

会社の信用を守るということを考え、退職理由や転職先には触れないようにしましょう。

メールは後まで残るものなので、ネガティブなことは書かないほうがよいものです。

退職後の連絡先は書かない

メールアドレスや携帯番号、SNSのアカウントなど、退職後の個人的な連絡先は書かないようにしましょう。

取引先の人とも親しくなっているかもしれませんが、あくまでも今までの会社の仕事を通じての仲です。

退職の挨拶メールには個人的なことは書かないのがマナーです。

後任や引き継ぎについて書く

取引先などにはこれまでの感謝だけではなく、今後の担当者が誰になるのか、引き継ぎはどうするのかなどをきちんと書きましょう。

後日後任者と訪問する場合はその旨を書き、訪問できない場合は謝罪と後任者の連絡先を書きましょう。

業務に支障がないようにするのはもちろん、今後のことがきちんと書かれていると安心感、会社への信頼感にもつながります。

メールで後任者を紹介し、後任者の取引先との顔合わせや業務の引き継ぎまで責任を持って行うのがベストです。

後任がいない時は?

退職するにあたって、後任がいないという場合もありますね。

後任がいない場合、一旦その業務は直属の上司が引き受けるのが一般的です。

上司がしばらく担当してくれるという場合は、その旨を書いておくとよいでしょう。

やむを得ず、本当に「担当者未定」という状態になってしまった場合は、そのままだと相手も仕事がどうなってしまうのかと不安になりますよね。

「未定ですが心配ありません」ということを言っておかなくてはなりません。

具体的な後任者は未定ですが、チーム内での情報の共有には万全を期しております。

もしも進行中の案件などにご懸念がございましたら○○部までお問い合わせください。

後任が決まり次第ご挨拶に伺わせていただきます。

このようにして、後任者が決まるまでの対応をはっきりさせておくのがよいでしょう。

退職の挨拶メールの例文

取引先

件名:退職のご挨拶/株式会社○○ 佐藤

株式会社△△ ●●様

いつもお世話になっております。株式会社○○の佐藤です。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合で3月31日付で株式会社○○を退職することとなりました。

在職中は大変お世話になり、心より御礼申し上げます。

本来であればお会いしてご挨拶申し上げるべきところ、メールでのご連絡となり誠に申し訳ございません。

後任は、同じ部署の鈴木が務めさせていただきます。

後日改めて鈴木がご挨拶に伺いますので、今後ともお引き立てのほどよろしくお願いいたします。

末筆ながら、貴社のご発展と●●様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

(署名)

お客様

件名:退職のご挨拶/株式会社○○ 佐藤

●●様

いつもお世話になっております。

株式会社○○の佐藤です。

私事ですが、一身上の都合で3月31日付で○○を退職することとなりました。

在職中は●●様に大変お世話になり、心より感謝いたします。

後任は鈴木が担当させていただきますので、改めて本人よりご連絡いたします。

最後になりましたが、●●様のますますのご活躍とご健勝をお祈り申し上げます。

(署名)

まとめ

退職の挨拶メールは、社外の人には早めに送るようにします。

退職当日ではなく、2~3週間程度の余裕を持ち、できるだけ後任者への引き継ぎや顔合わせもしっかり責任を持って行いましょう。

後任者がいない場合は、相手を不安にさせないように連絡先や対応についてきちんと記載しましょう。

取引先やお客様は、自分が退職した後ももとの会社と関係を続けていく方達です。

最後まで失礼のないように気をつけたいですね。

最後までお読みくださりありがとうございました!

ABOUT ME
三角 彩子
大学卒業後、出版社にて秘書・経理補助などの職種を経験。 退職後は塾講師、高校国語(現代文、古文、漢文) の添削指導員などを経て、長女を出産後は在宅でライターをしています。 社会人経験や国語の知識を活かし、秘書検定やビジネスマナー、国語などに関するライティングを主に行なっています。
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