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退職の挨拶メールの書き方と例文!どこまで・タイミングは?【社内・上司】

退職の挨拶メールの書き方と例文!どこまで・タイミングは?【社内・上司】

年度末などは特に、新年度から新たなスタートを切るという人の退職の時期でもあります。

退職にあたり、上司や先輩、同僚など、社内の人に挨拶メールを送ることがよくあります。

そんな時、誰に出せばいいの? いつ出せばいいの? 何を書けばいいの? などと迷ってしまいませんか。

今回は、退職の挨拶メールの書き方と例文!どこまで・タイミングは?【社内・上司】についてご説明いたします!

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退職の挨拶メールの書き方

どこまでの間柄の人に出す?

社内宛に退職の挨拶メールを送るといっても、会社には多くの人がいます。

どこまでの範囲に送ればいいのか迷ってしまいませんか?

基本的には、退職の挨拶メールは今までお世話になった人全てに送ります。

上司、先輩、同僚、後輩などになりますね。

同じ部署の人はもちろん仕事上の関係がありますから全員に送るとよいでしょう。

また、直接顔を合わせる間柄であれば、メールよりも直接挨拶をしましょう。

  • 退職の挨拶の相手はお世話になった人全員
  • 直接挨拶ができる人にはメールよりも直接挨拶をする
  • 直接挨拶ができない人にはメール(同じ部署でも違う部署でも)

まとめるとこのようになります。

社内の雰囲気や人間関係にもよりますから、挨拶して良いものかどうか迷うような場合は上司などに相談するとよいでしょう。

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退職の挨拶メールを送るタイミングは?

社内の人に退職の挨拶メールを送るタイミングは、最終出社日がよいでしょう。

例えば3月末日などと退職日が決まっていても、実際には有休消化のためなどで最終出社日がもっと手前にずれることがありますよね。

正式な退職日ではなく、最終出社日に最後の感謝を伝えましょう。

朝や午後早くなどの忙しい時間帯は避け、退社の1時間ほど前以降に送信するのが一般的です。

退職の挨拶メールの内容

退職の挨拶メールに書く内容は、退社する旨は当然として、他にも感謝の気持ちなどを伝えましょう。

仕事のメールに紛れてしまわないよう、件名は分かりやすく

「退職のご挨拶/○○(名前)」

といったシンプルなものにします。

退職する理由は詳しく書く必要はなく、「一身上の都合」としておくのが一般的です。

また、メールは後々まで残る文書と考えて、ネガティブなことやプライバシーにかかわることは書かないようにしましょう。

転職先について触れるのも控えた方がよいでしょう。

あくまでも退職挨拶メールは、これまでの感謝を述べることを目的として、必要のないことは書かないということです。

また、たくさんの人に送る時は一斉送信で構いません。

ただし、特にお世話になって個別にエピソードなどを交えて感謝を述べたいという人には個別に送りましょう。

今後も連絡を取る必要がある場合、あるいは関係を伝えたいという場合は、メールアドレスや電話番号などの個人的な連絡先を書いておくとよいでしょう。

今後特に連絡をとりたくないという場合は書く必要はありません。

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退職の挨拶メールの例文

社内

件名:退職のご挨拶/(名前)

営業部の皆様

お疲れ様です。

私事で恐縮ですが、このたび一身上の都合により3月末で退社することになり、本日が最後出社日となりました。

本来であれば直接ご挨拶とお礼を申し上げるべきところ、メールでのご連絡となり申し訳ございません。

入社以来、今まで皆様には大変お世話になりました。

至らぬ点も多々あったかと思いますが、業務を通して先輩方からさまざまなことを学ばせていただき、成長することができました。

この会社で培った経験を、今後も活かしていきたいと思います。

皆様の益々のご活躍を心よりお祈りしています。

ありがとうございました。

(署名)

上司

件名:退職のご挨拶/(名前)

●●部長

お疲れ様です。営業部の◯○です。

一身上の都合により、本日が最終出社日となりました。

本来であれば直接ご挨拶申し上げるべきところ、メールでのご連絡となり申し訳ございません。

部長には、入社当時から多くのことを教えていただきました。

貴重な経験をつませていただき、心より感謝しております。

今も、初めて社外プレゼンを任せて下さった時のことを鮮明に覚えております。

右も左もわからぬ私に、構成の仕方から資料の内容まで細やかにアドバイスやサポートをいただき、本当にありがとうございました。

部長から学んだことを今後にも活かしていきたいと思っております。

末筆ではございますが、●●部長の今後益々のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

(署名)

まとめ

社内宛の退職の挨拶メールは、お世話になった方々への感謝を伝えるものです。

直接挨拶ができない人には、退職日あるいは最終出社日にメールで挨拶をしましょう。

関係のないことは書かずに退職する旨とこれまでの感謝を述べ、簡潔な内容にすることがポイントです。

退職するとはいえ、今後も付き合いが続くこともありますから失礼のないようにしたいですね。

最後までお読みくださりありがとうございました!

ABOUT ME
三角 彩子
大学卒業後、出版社にて秘書・経理補助などの職種を経験。 退職後は塾講師、高校国語(現代文、古文、漢文) の添削指導員などを経て、長女を出産後は在宅でライターをしています。 社会人経験や国語の知識を活かし、秘書検定やビジネスマナー、国語などに関するライティングを主に行なっています。
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