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会議をした時に作成されるのが「議事録」です。
「議事録とっておいて」などと指示されることもあるかもしれませんね。
ビジネスシーンでは会議も多いですし、何かと身近な言葉です。
この「議事録」とはどういうものなのか、念のため確認しておきましょう。
今回は、「議事録」の意味とは？「会議録」「議事要旨」との違いはある？についてご説明いたします！
「議事録」の意味
「議事録」は「会議で議論された内容や取り決められたことを記録したもの」という意味です。
「ぎじろく」と読みます。
「議事」というのは「会議で相談すること、その事柄」のことです。
それを記録したものなので「議事録」と言います。
文書やメールの形で記録して、後から確認のために使ったり、会議に参加できなかった人も内容を把握できるように使ったりします。
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「議事録」の目的
「議事録」は何のために作成するかというと、次のような目的があります。
- 会議の内容を記録しておくため
- 認識違いがないようにするため
- 参加していない人にも情報を共有するため
会議の内容が記録されていることで、あとから情報を確認することができます。
言った言わないのようなトラブルが起こった時にも、会議ではどのように決まったのかなど遡って確かめることができます。
また、会議の欠席者など出席していない関係者に内容を伝えることも大きな目的です。
「議事録」の書き方
「議事録」は何も会議の内容すべてや会話全部を書き起こす必要はありません。
会議の内容を後から読んでもすんなり把握できるよう、必要なことをまとめることが大切です。
- 会議で話し合ったこと（議題）
- 決まったこと（決定事項）
- やるべきこと（懸案事項）
この三点はまず必要な要素です。
会議名と日時・場所・参加者・欠席者を記録のため書き出します。
それから決定事項に至った過程をわかりやすくまとめましょう。
会議中にはメモをとるか、パソコンやICレコーダーなどによる録音を活用すると良いでしょう。
会議後はすみやかにメモや録音、資料をもとに「議事録」をまとめます。
何日もかけるのではなく、その日のうちか翌日などできるだけ早く提出します。
上司に確認してもらってから会議の参加者や参加しなかった人にあててメールなどで送るのが一般的ですが、どのように扱うかは上司などにあらかじめ確認しておきましょう。
- 会議名
- 日時
- 場所
- 出席者
- 欠席者
- 議題
- 決定事項
- 議論内容
- 懸案事項
- 次回予定
「議事録」の使い方
「議事録」は会議の時に使う言葉です。
「議事録を取る」「議事録を作成する」「議事録を書く」などと使います。
「議事録」の例文
- 取締役会の議事録を作成する。
- 株主総会議事録の作成は法律で義務付けられている。
- 上司に今日の会議の議事録をとるように命じられた。
- 会議の欠席者は議事録を確認しておいてください。
- 会議の出席者・欠席者にむけて社内メールで議事録を送付する。
「会議録」「議事要旨」との違いはある？
「議事録」以外にも会議の時に使われることがある用語として「会議録」や「議事要旨」があります。
それぞれどのように違うのか、迷ってしまいがちですね。
- 「議事録」は「会議の内容を記録したもの」
- 「会議録」は「会議の内容を記録したもの」
- 「議事要旨」は「会議の要点をまとめたもの」
このようになります。
「議事録」と「会議録」は同じものです。
どちらも、会議の内容を文字で記録したものです。
参加者や関係者の間で情報を共有するために作成します。
「議事要旨」は少し違っていて、これは多くの人に読んでもらうこと、情報公開や周知が目的です。
内容を議事録よりも読みやすい形でさらに簡略にまとめます。
公開範囲が広いこともあり、「議事要旨」では発言者を匿名にするなどの書き方の違いもあります。
「議事録」の類義語
「議事録」の類義語には次のようなものがあります。
- 会議録（会議の内容を記録したもの）
- 議事要旨（会議の要点をまとめたもの）
- 備忘録（忘れた時のために用件などを書きとめておくメモ）
まとめ
「議事録」は「会議で議論された内容や取り決められたことを記録したもの」という意味です。
後から確認できるように、また会議に参加しなかった人にも情報が共有できるように、会議の流れや決定事項をわかりやすくまとめます。
「会議録」とも言います。
「議事要旨」は広く情報を公開するためのもので、さらに簡潔に会議の要点をまとめたものとなります。
「議事録」を作成する機会があれば、ぜひ参考になさってくださいね。
最後までお読みくださりありがとうございました！
