言葉の意味と使い方

休暇(夏期休暇など長期)をとる時の社外へのメール例文

休暇(夏期休暇など長期)をとる時の社外へのメール例文

夏季休暇やお正月休み、個人的な有給休暇など、長期休暇を取る理由は様々です。

しかし、休暇中にも仕事の連絡が入ったり、作業の進捗を待ってもらったりということがありますので、社外の取引先などにも何かしら迷惑をかけてしまうかもしれません。

あらかじめ予定の立っている休暇なら、前もってお知らせをしておきましょう。

今回は、休暇(夏期休暇など長期)をとる時の社外へのメール例文についてご説明いたします!

>>「私用・所用」の意味と違いは?有給休暇や欠席の理由に書くときは?

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休暇のお知らせメールのマナー

1、社外の人にも必要

休暇を取るとき、同僚には連絡をしても、社外の人に知らせないということもあるようです。

完全に社内的な業務しかしていないというならそれでよいですが、お客様や取引先など社外の人と普段やりとりしているのなら、やはり社外の人に対しても休暇を取ることを知らせておきましょう。

お客様や取引先があなたに急ぎで連絡をとりたいと思ったときに、不在だったり、送ったメールに何日も返信がなかったりすると不満に思うのではないでしょうか。

個人的な休暇の予定ですから、必ず社外の人に知らせないといけないということはないでしょう。

休暇を取る理由を説明する義務もありません。

ですが、円滑に仕事を進めていくためには、連絡が来る可能性がある人にはやはり知らせておくのがマナーと言えるでしょう。

2、早めに知らせる

長期休暇の予定が決まったら、社外の人にも早めに知らせておきましょう。

ギリギリに「明日から長期休暇です」などと連絡しても、それによって業務に支障をきたしてしまうかもしれません。

一般的には早すぎても忘れられてしまうので一週間ほど前までにはお知らせしておくのがよいでしょうが、現在進行形で業務を請け負っているお客様などにはかなり早く知らせておかないとスケジュールが組めないということもあるかもしれません。

そういった場合は、休暇期間が決定しだいお知らせするのがよいでしょう。

3、相手を選ぶ

長期休暇を取ることを社外の人に連絡しましょう。

とはいっても、最近やりとりがない相手にまで一斉に知らせる必要はありません。

最近仕事上のやりとりがあった人、特にメールでやりとりしている人、また自分が休みを取ることで迷惑をかける可能性がある相手にだけ知らせるようにしましょう。

休暇のお知らせメールの書き方

休暇のお知らせをメールで送る場合、内容には次のような情報を載せるようにします。

  • 正確な休暇期間
  • 休暇明けの業務開始日
  • 休暇中に代理で対応する社員もしくは緊急連絡先
  • お詫びの言葉

休暇期間

○月○日(金)~○月○日(木)など、正確な日付を書きます。

日にちはもちろん、曜日の間違いにも気をつけましょう。

業務開始日

休みの期間を書いておけば、その翌営業日が業務開始日ということになりますよね。

ですが、会社により定休日なども違うでしょうから、はっきりと「○日(金)より」などと業務開始の日時を書いたほうが親切です。

相手も、いつから仕事の連絡が取れるのかということがはっきりわかって安心です。

休暇中の対応

自分の休暇中に社外の人が連絡したいことがあった場合、どうすればいいかを書きます。

一般的には代理で担当する社員の名前や部署、連絡先を書きます。

自分しか対応できないことで、休み明けに対応するしかないという場合は休暇明けの対応となることを伝えて理解を求めましょう。

お詫びの言葉

休暇を取るのはもちろん悪いことではないですが(笑)、休暇中に相手に迷惑をかけることをお詫びしましょう。

「誠に勝手ながら」「恐縮ですが」「ご不便をおかけしますが」などと申し訳ないという気持ちを伝えましょう。

>>「お休みを頂いております」はOK?休みを伝える時の言い方は?

社外へのメール例文

件名:夏季休暇のお知らせ

株式会社○○ 営業部 ××様

お世話になっております。

株式会社△△の●●です。

誠に勝手ながら、下記の期間、夏季休暇を取らせていただきます。

夏季休暇期間:8月○日(○)~8月○日(○)

不在中の担当者:営業部○○

担当者電話番号:000-000-0000

メールアドレス:×××@××××.co.jp

なお、休暇明けの出社は8月○日からとなります。

ご不便をおかけいたしますが、ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。

(署名)

まとめ

長期休暇を取る際には、社内の同僚だけではなく社外の関係者にもお知らせをしましょう。

会社によって夏季休暇などの日程も違いますので、何も知らせないまま休暇に入ると相手の仕事に支障をきたしたり、後々のトラブルに繋がったりすることもあります。

メールで必要事項を伝え、ご迷惑をおかけするお詫びなども伝えておきましょう。

休暇中も出社後も、仕事や人間関係が円滑に進むようにきちんと連絡をとっておくことが大切ですね。

最後までお読みくださりありがとうございました!

ABOUT ME
三角 彩子
大学卒業後、出版社にて秘書・経理補助などの職種を経験。 退職後は塾講師、高校国語(現代文、古文、漢文) の添削指導員などを経て、長女を出産後は在宅でライターをしています。 社会人経験や国語の知識を活かし、秘書検定やビジネスマナー、国語などに関するライティングを主に行なっています。