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日本は四季の自然が楽しめる、美しい国ですね。
ですが、その一方で台風や豪雨被害、地震なども多く、「自然災害大国」などと言われることもあります。
毎年どこかで大雨や台風による被害が出るものですから、そんな時にはビジネスメールを送る際にも気遣いの言葉を添えましょう。
今回は、大雨や台風など悪天候の時の気遣いビジネスメール文例についてご説明いたします！
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目次
悪天候の時には気遣いのメールを送ろう
これから台風が来そうな地域や、台風が通過したばかりの地域の取引先にメールを送る。
そういった場合は、仕事のためのメールであっても、やはり悪天候に対する気遣いの言葉を添えましょう。
あるいは、実際に台風などで被害を被った取引先に、お見舞いのメールを送るということもあります。
仕事をしていく上でもそういった気遣いは大切ですから、色々な悪天候時のメールについて見ていきましょう。
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大雨が続く・台風などが接近中の場合
まずは、これから相手のいる地域に大雨や台風がやってきそうな場合です。
こういったときは、仕事の用件のメールの最後に台風の接近などに対する気遣いの文を書き添えましょう。
意味としては、「これから台風が来るそうですから気をつけてくださいね」ということを伝えます。
- 挨拶
- 本題
- 気遣いの言葉
の順番が最適でしょう。
【文例】
- そちらに台風が近づいているとニュースで知りました。どうぞ十分にお気をつけくださいませ。
- しばらく大雨が続くようですが、被害はございませんでしょうか。皆様どうかお気をつけてお過ごしください。
台風などが通過後すぐの場合
実際に大雨や台風が過ぎ去ったすぐ後の場合は、「大丈夫ですか？」「被害はありませんか？」というような内容を付け加えて、安否を尋ねましょう。
「何かお困りのことはありませんか？」などと加えるのも良いでしょう。
この場合は、ニュースなどを見て心配しているということなので、本題に入る前、挨拶後すぐに尋ねるのが最適でしょう。
- 挨拶
- 気遣い
- 本題
となります。
【文例】
- 豪雨が続きましたが、皆様被害やご不便はございませんでしょうか？
- 台風○号がそちらを通過したとニュースで見ましたが、ご無事でいらっしゃいますでしょうか。
台風などの被害があった場合
残念ながら、相手先が大雨や台風の被害に遭ってしまった、ということもあります。
相手が被災したことがわかっている時にはお見舞いのメールを送ります。
被災していて大変な時ですので、仕事のことは無しで、お見舞いの内容だけで送ります。
「大丈夫ですか？」「力になりたいので、手伝えることがあれば言ってください」といった安否を気遣ったり協力を申し出たりする内容がよいでしょう。
また、最後には「取り急ぎメールにてお見舞い申し上げます」などとして締めるのが一般的です。
【文例】
- この度の豪雨により、被害に遭われた社員様に心よりお見舞い申し上げます。
- 皆様の安否はいかがでしょうか。
- 私どもでお役に立てることがあればご遠慮なくお申し付けくださいませ。
- お手伝いできることがありましたら何なりとおっしゃってください。
メールの件名の付け方
大雨や台風のような悪天候に対する気遣いをメールで送る時の件名の付け方はどうでしょうか。
これから台風が来そうですねとか、台風が去ったけれど大丈夫ですかなど、本来のビジネスメールの内容に気遣いの言葉を一言加えるだけであれば、特に件名を変える必要はありません。
もともとの仕事のメールの件名のままで大丈夫です。
ただし、実際に被害を受けた相手先にお見舞いのメールを送るという場合は、件名からお見舞いメールであるとわかるようにします。
- 台風のお見舞い ○○（名前）or（○○社）
- 台風による被害はございませんか ○○
- 豪雨災害お見舞い申し上げます ○○
といった具合に、一目見て○○さん（○○社）からのお見舞いのメールだなとわかるものが望ましいです。
相手は災害にあって大変な状況なので、落ち着いてメールの内容をチェックする余裕がないかもしれません。
仕事の内容かどうか件名で判断できると便利です。
悪天候の時のお見舞いメール例文
相手が台風の被害を受けた場合のお見舞いメールの文例です。
件名：台風お見舞い申し上げます ○○
●●株式会社 営業部××様
今朝のニュースで、台風○号によるそちらの地方の深刻な被害状況を知り大変驚いております。
従業員の皆様、ご家族の皆様の安否はいかがでしょうか。
こちらでも社員一同心配しております。
私どもがお役に立てることがありましたら、及ばずながら協力させていただきたく存じますので、何なりとお申し付けくださいませ。
この度のご被害、ご苦労も多いと存じますが一日も早い復興をお祈りしております。
取り急ぎメールにてお見舞いを申し上げます。
（署名）
まとめ
大雨や台風のような悪天候時には、仕事のメールにプラスして気遣いの言葉を添えましょう。
実際に被害に遭われた相手先には、お見舞いの気持ちを込めて送りましょう。
大雨、台風のほか地震など色々な自然災害の時にもこうした気遣いをして、互いに思いやり、助け合いをしていきたいですね。
最後までお読みくださりありがとうございました！
