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仕事をしていて、「摘要」という言葉を見聞きすることがあると思います。
特に経理の仕事をしている人などは日常的に見続けていると言っても過言ではないかもしれません。
この「摘要」ですが、仕事を離れた日常の会話ではあまり使わない言葉ですし、正確にどういう意味であるのかはわからないまま使っていることも多いでしょう。
「摘要」に似た言葉に「備考」がありますが、この違いはなんでしょうか。
書類や伝票にはよく「摘要欄」がありますが、ここには何を書けばいいのでしょうか。
この機会にしっかり確認しておきましょう。
今回は、「摘要」の意味とは？「備考」との違いは？「摘要欄」って何を書くの？についてご説明いたします！
「摘要」の意味
「摘要」は「要点を抜書きすること。その抜書き」という意味です。
「てきよう」と読みます。
「摘要」の「摘」は「摘む（つむ）」とも読む漢字で、「つむ。つまむ」の他に「選び出す」「あばく」という意味もあるのです。
「要」は「大切なところ」「入り用である」「まとめる」といった意味があります。
「摘要」は「大切なところ」を「選び出す」となります。
大事なところを選んで抜書きしたもののことを「摘要」というわけです。
「摘要」の使い方
「摘要」は大事なところを抜書きすることで、いろいろな書類や伝票、レポートなどに関係して使われることが多い言葉です。
例文で使い方を確認しておきましょう。
【例文】
- この伝票の摘要欄には何も記載されておらず、詳細が不明である。
- 長時間に及んだ会議の内容を摘要する。
- レポートには摘要をつけて提出すること。
- 法案の摘要を作成する。
「備考」との違いは？
「摘要」は書類などに抜書きをつける時に使う言葉ですよね。
似た言葉に「備考」があります。
「備考」も本文と別に付け足すものというイメージですが、この二つの違いは
- 「摘要」は「要点を抜書きすること」
- 「備考」は「参考のために書き添えること」
となります。
「摘要」は全体の中から、大事な部分を選んで書き出すのです。
それに対し、「備考」は本文には書かれていないけれど参考までに添えておこうということを書き添えるのです。
内容の重要さとしては、「摘要」の方が重要ということになりますね。
「備考」は本文に書かれていないことなので、そこまで重要ではないけれど、内容理解のための助けになるかもしれないということで書き添えるものです。
つまり「摘要」を読めば、内容の大事なところがわかるけれど、「備考」だけを読んでもおおもとの内容については理解しにくいわけです。
【例文】
- レポートに摘要をつける。（それを読めばそのレポートの内容や重点がわかるように抜書きをつける）
- レポートに備考をつける。（レポート本文を読む時の参考になりそうなことを書き添える）
「摘要欄」って何を書くの？
書類、伝票などでよく「摘要欄」と書かれているのを見かけますね。
「摘要」は「要点を抜書きすること」という意味なので、「摘要欄」は「要点を抜書きする欄」……？
「摘要欄」を前にしても、何を書いていいのかよくわからないこともあると思いますので、「摘要欄」の書き方を確認しておきましょう。
たとえば、会計業務に携わったことがある人はわかると思いますが、帳簿や伝票には「摘要欄」があります。
ここには取引の内容がわかるようなことを書き入れます。
仕訳帳であれば、接待の飲食をした時に「交際費」といった会計科目だけでは内容がわからないので、「摘要欄」に「△△屋 飲食代 ○○商事 ××氏」など、相手先や店がわかるように書いておきます。
もちろん、どこまで細かく記載するかなどは会社によって違いがあると思います。
ですが、「摘要欄」は「摘要」という言葉の意味する通り、そこを読めば大事な内容がわかるように内容をまとめて書いておく欄であるということです。
「摘要」と「備考」の違いでご説明したように、「摘要欄」と「備考欄」も意味は違っています。
「備考欄」は本題と異なる事柄を、補足のために書き加える欄です。
ですか、帳簿にあるのは「摘要欄」ですが、例えば履歴書などには「備考欄」があります。
履歴書の場合であれば、本題は自分の履歴になるわけですが、それに付け加えて勤務時間や勤務地の希望など、伝えておきたいことを「備考欄」に書くわけです。
「摘要」の類義語
「摘要」の類義語には次のようなものがあります。
- 要旨（述べられたことの大事な筋）
- 大意（話や文章の主要な点をまとめたもの）
- 要約（論旨・要点を短くまとめて表すこと。また、そう言い表したもの）
- 概括（内容のあらましをまとめること）
- 大略（物事の全部ではないが、その大部分）
- あらまし（だいたい。おおよそ）
- レジュメ（要約。概要。特に研究発表や講演などの要旨を印刷したもの）
- ダイジェスト（ある著作物の内容を要約したもの。転じて要約）
まとめ
「摘要」は要点を抜き出して書くことでしたね。
「摘要欄」に書くことを迷ったら、重要な箇所を抜き出して書く、内容がわかるように重要な部分を書くんだなと思い出してくださいね。
「摘要」は仕事をしていく上で接する機会の多い言葉なので、この機会にきちんと理解して使っていきましょう。
最後までお読みくださりありがとうございました！
